Resiko Dan Manfaat Jaringan Sosial Di Tempat Kerja
Jaringan sosial? Bukankah itu perlu kita cegah? Mengapa kita harus menghadapi resiko dengan sesuatu yang memberikan nilai tambah sangat sedikit, bahkan mungkin menjadi ancaman bagi perusahaan? Apakah argument tersebut terdengar tidak asing lagi?
Jaringan sosial berkembang pesat sebagai salah satu cara utama berkomunikasi. Seiring dengan masuknya generasi baru ke dunia kerja, perusahaan-perusahaan mengalami dilema” mengunci situs jaringan sosial dan berurusan dengan pegawai yang tidak puas, atau memberikan akses yang tidak terbatas dan mengalami kekurangan produktivitas“.
Namun, masalahnya bukan hitam dan putih. Sebagai media komunikasi, mungkin ada manfaat yang bisa diambil dari jaringan sosial untuk mengembangkan hubungan kerja. Perusahaan perlu beradaptasi dan mengembangkan strategi dan kebijakan yang mempertimbangkan resiko dan manfaat. Itulah tujuan kita kali ini, melihat resiko dan manfaat. Memang memberi akses tidak terbatas ke situs jaringan sosial bisa membebani pengeluaran perusahaan, tapi perlu dipertimbangkan bahwa banyak perusahaan yang mendapatkan manfaat dari situs jaringan sosial.
Resiko jaringan sosial di tempat kerja
Mengapa situs jaringan sosial bisa menjadi beban? Berikut adalah beberapa penjelasan yang paling masuk akal dan bisa diterima.
Berkurangnya produktivitas
Berkurangnya produktivitas adalah alasan yang paling umum dilontarkan pihak manajemen untuk memblokir akses ke situs jaringan sosial. Seperti yang pernah diberitakan BBC News, Dewan Kota Portsmounth di Inggris melarang akses Facebook,Twitter dan sejenisnya, setelah menemukan bahwa sejumlah pegawai menghabiskan hampir 400 jam sebulan di Facebook. Ini menunjukan bahwa gaji terbuang, dan membuat wajib pajak marah.
Demi alasan keamanan nasional, Korps Marinir AS juga membuat keputusan yang sama sehubungan dengan Facebook. Dari beberapa pegawai yang diwawancarai Nucleus Reserch, ditemukan bahwa dari 77 persen pegawai yang memiliki account Facebook, 61 persen mengunjunginya selagi ditempat kerja selama rata-rata 15 menit per hari, yang mengakibatkan kurang nya produktivitas 1,47 persen dari seluruh populasi pegawai.
Meskipun kita tidak bisa memastikan apakah kelompok studi ini benar-benar representatif, karena hanya berisi 237 pegawai, fakta menunjukan bahwa orang dapat dengan mudah tergoda oleh jaringan sosial dan membuang banyak waktu kerja. Studi yang dilakukan Nucleus Research juga menemukan bahwa satu dari 33 pegawai membuat profil Facebook mereka ditempat kerja, dan 87 persen mengatakan bahwa pada dasarnya mereka membuka Facebook yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Ironis memang.
Malware, pencurian identitas dan kebocoran data
Situs jaringan sosial bisa menjadi “kendaraan” pengirim malware dan spyware yang diam-diam ditanamkan cybercriminal. Program-program berbahaya ini dapat menyebar keseluruh jaringan internal perusahaan. Dengan menghancurkan atau menonaktifkan sisitem dan data yang dibutuhkan pegawai untuk melakukan pekerjaan mereka, melware dapat memberi dampak yang luar biasa terhadap produktifitas, disamping “membuang-buang waktu” bagian TI.
Malware dan spyware juga dapat membombardir jaringan intenal. Dengan spam, serangan phising, dan mencuri nama user dan password. Selain itu,waktu yang dibutuhkan bagian TI untuk melawan malwere dan serangan spywere bisa sangat mahal.
Membahayakan rahasia perusahaan
Para cybercriminal seringkali tidak perlu spywere canggih untuk mendapatkan informasi rahasia perusahaan. Para pengguna jaringan sosial yang naïf seringkali lebih terbuka tentang informasi peribadi atau rahasia disitus jaringan sosial. Meskipun pengguna facebook dapat membatasi halaman mereka kesejumlah “teman-teman” saja, banyak pengguna yang membuka profil mereka ke public dan berteman dengan orang yang tidak dikenal, termasuk “kolega” tidak dikenal yang mengaku bagian dari perusahaan yang sama (terutama diperusahaan yang besar, dimana kita tidak bisa mengenal semuanya).
Pembicaraan dengan “kolega” yang tidak dikenal ini bisa mengarah pada rahasia perusahaan. Nucleus Research mengambil contoh perawat rumah sakit yang berbagi informasi pasien dengan perawat shift berikutnya melalui Facebook. Jika ada teman-teman Facebook lain dari perawat tersebut yang bukan pegawai rumah sakit, rumah sakit bisa dinyatakan melanggar peraturan HIPAA. Hal serupa bisa terjadi pada pengacara yang melanggar kerahasiaan klien dengan cara yang sama. Selain itu, jika pengacara memberikan nasehat hukum keteman-teman Facebook, mereka secara tidak sadar telah berada dalam status pengacara atau klien.
Nucleus juga mencatat adanya trend di kalangan user yang menggunakan facebook sebagai platform e-mail alternatif. Meskipun banyak perusaah memonitor Facebook, pengguna dapat menghindari control e-mail perusahaan, dan secara sengaja atau tidak sengaja melanggar kebijakan perusahaan.
Konsumsi bandwidth
Video,media streaming lainnya dan download YouTube, MySpace, dan Flicker dapat mengkonsumsi sejumlah besar bandwidth ketika pegawai sibuk men-download video misalnya, aplikasi bisnis penting bisa menjadi sangat lambat. Jika perusahaan tidak membatasi akses ke situs-situs tersebut, mereka akan mengalami penurunan produktivitas atau menambah investasi dengan memperbesar bandwidth.
Manfaat jaringan sosial di tempat kerja
Dari beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya, anda mungkin bertanya-tanya mengapa ada manajemen yang mengizinkan pegawainya untuk mengakses situs jaringan sosial di tempat kerja. Mengapa tidak menggunakan tool web filtering untuk memblokir situs sepenuhnya? Namun, manajemen harus berfikir dua kali jika hendak melarang jaringan sosial secara mutlak. Pada tingkat tertentu dan jika digunakan secara tepat, jaringan sosial dapat menguntungkan perusahaan, dan pengguna tool web filtering dapat membantu perusahaan dapat mengambil keuntungan tersebut dan mengurangi resikonya.
Bisa dikatakan bahwa sebagian besar eksekutif senior sekarang ini “Generasi Milenium” generasi sekarang tumbuh tidak hanya di Internet, tapi juga teknologi mobile seperti SMS, chatting, bloging, media sharing, dan sekarang jaringan sosial.
Meskipun banyak eksekutif senior secara bertahap menguasai bentuk-bentuk baru komunikasi, tapi dorongan tersebut tidak datang secara alami sehingga mereka tidak sepenuhnya mengerti betapa ini sangat berakar dalam angkatan kerja muda. Namun sebagai generasi muda yang tumbuh tua, mereka akan mengambil alih bisnis global, menjadi eksekutif perusahaan dan mereka akan membawa kebiasaan mereka bersamanya.
Jadi, memberi larangan keras sama saja dengan memotong cara komunikasi yang mengakar kuat pada gaya hidup orang muda. Larangan tersebut bisa menyebabkan frustasi dan kebencian dari pegawai muda, dan juga mungkin menjauhkan mereka dari tempat dimana mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Calon pegawai yang mempunyai keahlian akan mempertimbangkan larangan tersebut pada saat memilih pekerjaan.
Survei yang pernah dilakukan Diacon melaporkan bahwa 16 persen responden mengatakan kebijakan Internet perusahaan akan mempengaruhi keputusan mereka untuk bergabung dengan perusahaan tersebut, dan persentase ini akan meningkat seiring dengan banyak nya orang muda yang membanjiri lapangan kerja. Jika manajemen ingin menarik individu tebaik, mereka harus di perhatikan. Manajemen juga harus ingat bahwa dengan memblokir situs jaringan sosial favorit,mereka mungkin akan meminta pegawai yang punya keahlian untuk memberitahu cara mengakali larangan tersebut.
Beberapa penelitian menunjukkan bahwa pengguna situs jaringan sosial secara tepat dapat meningkatkan produktivitas. Dynamic Market pernah melakukan survei di Eropa terhadap 2.000 orang, dan 65 persen menyatakan bahwa jaringan sosial di tempat kerja membuat mereka lebih produktif, dan 45 persen mengatakan telah memicu kreativitas. Ini karena diskusi di jaringan sosial memungkinkan pegawai untuk melakukan brainstorming dengan rekanan perusahaan dan teman-teman, dan proses ini mendorong pendekatan-pendekatan inovatif terhadap masalah-masalah yang tampak sulit. Jaringan sosial memungkinkan pegawai untuk meningktakan pengetahuan dengan berhubungan dengan orang yang ahli, dan mempunyai minat yang sama
Selain itu, jaringan sosial membantu pegawai tetap berhubungan dengan teman-teman sekolah dan kampus yang kini memiliki karier di berbagai industri, yang dapat menjadi mitra berharga atau pelanggan. Jaringan sosial juga menyediakan akses ke orang dan peluang yang sangat sulit dijangkau. Dengan lebih dari 300 juta pengguna aktif Facebook, dan meningkatnya jumlah anggota situs berorientasi bisnis seperti LinkedIn, menjadikan jaringan sosial suatu peluang untuk membuat dan menjaga koneksi.
Studi yang dilakukan Massachusetts Insitute of Technology menemukan bahwa pekerja dengan jaringan terbesar tujuh persen lebih produktif disbanding mereka dengan teman Facebook atau Twitter yang lebih sedikit. Jaringan sosial dapat menjadi sumber informasi yang luar biasa tentang pelanggan, pegawai, calon pegawai, pesaing, kondisi industri anda saat ini, dan apa yang dikatakan orang tentang perusahaan anda.
Jaringan sosial perusahaan, blog dan lain-lain juga bisa menjadi alat pemasaran yang sangat beharga. Situs jaringan sosial perusahaan memungkinkan bagian penjualan dan pemasaran untuk terlibat lebih intim, dan berdialog secara interaktif dengan pelanggan. Komunikasi dua arah ini tidak mungkin dilakukan jika perusahaan hanya mengandalkan situs web biasa dan iklan.
Sebuah penelitian di Australia menunjukan bahwa jaringan yang non-bisnis juga dapat meningkatkan produktivitas, karena istirahat sesat memungkinkan pegawai untuk me “reset” konsentrasi mereka. Jika perusahaan dapat mengelola isu-isu lain terkait dengan jaringan sosial, kebocoran data, kerahasiaan, malwere, bandwidth, mengapa tidak mengizinkan pegawai untuk beristirahat dengan yang paling mereka nikmati, yang memang sering kali itu Facebook, Twitter, MySpace dan lain-lain? Penting adanya semangat dalam perusahaan.
Selain itu, orang-orang yang menghabiskan waktu di situs tersebut mungkin akan mencari cara lain untuk menghabiskan waktu jika situs tersebut dilarang. Menghabiskan waktu sudah dimulai sejak belum adanya Facebook. Meskipun jika pegawai memang menghabiskan waktu, apabedanya mereka memenuhi atau melampaui target, atau jika mereka melakukan pekerjaannya dengan baik? Kinerjalah yang penting, dan memiliki pengaruh terbesar terhadap pendapatan perusahaan.
Langkah strategis manajemen
Sebuah kebijakan perusahaan yang efektif akan mencakup setidaknya tiga komponen utama yaitu sosialisasi pegawai yang berkelanjutan, aturan dan sanksi, dan menggunakan web filtering.
Sosialisasi
Setiap pegawai yang mengirim e-mail, SMS, Instant massage atau mengaksese situs Internet manapun, tidak hanya situs jaringan sosial, harus mengetahui bahwa Malwere, virus, pencurian identitas, kebocoran data, dan terungkapnya rahasia perusahaan. Untuk itu, perlu adanya sosialisasi bagi para pegawai, dan sosialisasi ini juga menjadi bagian dari orientasi pegawai baru. Karena jaringan sosial sangat popular, dan menjadi tempat kerja kedua bagi banyak pegawai. Perlu adanya perhatian khusus terhadap informasi perusahaan yang terekspos di situs tersebut. Jika memang relevan, perlu adanya konseling tentang kerahasiaan dan perlindungan hukum.
Aturan dan sanksi
Perusahaan harus menyatakan dengan jelas informasi yang dapat dipublikasikan pada situs jaringan sosial, apa yang rahasia, apa yang dapat dikatakan mengenai perusahaan, situs mana yang dapat dikunjungi pegawai, dan kapan mereka dapat melakukannya (misalnya saat makan siang atau waktu istirahat lainnya). Kebijakan bisa berupa pengecualian untuk personal tertentu, seperti staf marketing, yang mungkin pelu mengakses situs jaringan sosial lebih sering karena alas an kerja, tapi pengecualian ini harus demi kepentingan perusahaan.
Membatasi jaringan sosial pada waktu tertentu dan bagian tertentu, secara otomatis mengenai masalah bandwidth dengan mengurangi waktu yang dihabiskan dan jumlah orang yang mengakses situs. Namun, yang sama pentingnya dengan kebijakan itu sendiri adalah komitmen manajemen untuk menegakkan kebijakan. Pada kasus ekstrem, terkadang hal ini bisa berarti pemutusan hubungan kerja, terutama jika pekerjaan telah diperingatkan sebelumnya, melanggar hukum di Internet, atau melalui jalan belakang. Jika pegawai tidak diberi sanksi ketika melanggar, mereka tidak akan menganggap kebijakan secara serius.
Web filtering
Terakhir, perusahaan harus berinvestasi pada sistem web filtering yang akan membantu penerapan aturan seefektif mungkin, serta melindungi jaringan internal dari malwere. Dengan menggabungkan sosialisasi, aturan, sanksi, dan web filtering, perusahaan dapat menggambil keuntungan dari jaringan sosial sekaligus melindungi diri dari menurunnya produktivitas, malwere, pencurian identitas, kebocoran data, dan terungkapnya rahasia perusahaan. Pegawai menjadi lebih senang, lebih produktif dan efektif, dan orang muda berbakat lebih bersedia bergabung. Ini adalah solusi win-win bagi manajemen maupun pegawai.
